Reserveringssysteem voor uw restaurant: wat commissie en abonnementen u écht kosten

Vrijdagavond, volle zaal, de reserveringen stromen binnen via de app. Mooi resultaat — tot u eind van de maand de afrekening van het platform ziet. Een flink stuk daarvan komt van gasten die u toch al kende: vaste klanten die evengoed rechtstreeks hadden gebeld of gemaild, maar nu toevallig via de app boekten. Commissie op uw eigen stamgasten. Dat is het verdienmodel van de meeste reserveringsplatformen — en het is groter dan de meeste horeca-uitbaters beseffen.

Hoeveel kost een reserveringsplatform een restaurant echt?

Reserveringsplatformen voor horeca werken doorgaans volgens twee modellen: commissie per gast of cover, of een vast maandelijks abonnement — soms een combinatie van beide. TheFork rekent in België bijvoorbeeld doorgaans ongeveer €2 per gast, met hogere tarieven tot €7,50 per gast bij bepaalde marketing- of promotieboekingen. Zenchef — sinds de fusie met Resengo en Formitable in 2024 de grootste speler zonder commissiemodel — werkt met abonnementen (Reserve, Manage, Grow) die oplopen van een instapprijs tot ruim €150 per maand voor het volledige pakket, meestal met een jaarcontract.

Het verborgen kostenpunt: commissie op uw eigen vaste gasten

Het cijfer dat horeca-uitbaters het meest onderschatten: een aanzienlijk deel van de boekingen via een reserveringsapp komt van gasten die al klant zijn. Ze hadden evengoed rechtstreeks gebeld — maar de app stond nu eenmaal op hun scherm. Elke commissie op die boeking is dan geen kost om nieuwe klanten te winnen, maar een vaste belasting op omzet die u sowieso al had.

Een eigen reservatieformulier op uw website verandert dat fundamenteel: gasten die u al kennen — of die u vinden via Google, Instagram of mond-tot-mondreclame — boeken rechtstreeks bij u, zonder dat er ook maar één euro naar een tussenpartij gaat.

Het onderschatte probleem: no-shows

Uit onderzoek van Zenchef en Lightspeed blijkt dat 77% van de Belgische horecaondernemers maandelijks met no-shows te maken krijgt — bij 17% van hen zelfs meerdere keren per week. Toch onderneemt 48% van de uitbaters geen enkele actie om dit tegen te gaan (bron: Horeca Magazine). Vooral fine dining en drukke brasserieën voelen dit hard: een no-show op een tafel voor zes is geen gemiste boeking, het is een volledig gemiste dienst voor die tafel.

Een online reservatieformulier met optionele aanbetaling — via Bancontact of kaart, verwerkt door Mollie — is een van de meest effectieve, laagdrempelige manieren om no-shows terug te dringen. Geen ellenlange telefoongesprekken met voorwaarden: de gast bevestigt zijn afspraak simpelweg met een kleine betaling bij het boeken.

Het alternatief: een eigen website met reservaties, zonder commissie

Bij Willaert CDS bouwen wij voor horecazaken een volledige website mét ingebouwd reservatieformulier en afhandeling — geen iframe van een extern platform, geen commissie, geen jaarlijks weerkerend abonnement. Eén eenmalige opstart vanaf €1.000, daarna een vaste jaarfactuur van €50 voor hosting, domein en onderhoud. Meer niet.

De module zelf is uitgebreid: een interactieve kalender, dynamische tijdslots per weekdag, dubbelboeking-preventie op serverniveau, automatische bevestigingsmails in huisstijl met een .ics-bijlage, en optionele online aanbetaling tegen no-shows. Benieuwd hoe die technisch in elkaar zit? We bouwden een vergelijkbare module eerder al voor een klant met een drukke planning — lees hier hoe die reservatiemodule op maat werkt.

Voor horecazaken specifiek hebben we het volledige aanbod — inclusief prijzen, stappenplan en een rechtstreekse boekingsagenda — samengebracht op één pagina: bekijk het aanbod voor horecazaken →

Veelgestelde vragen over reserveringssystemen voor horeca

Hoeveel kost TheFork per boeking?

TheFork rekent in België doorgaans ongeveer €2 per gast, met hogere tarieven tot €7,50 per gast bij bepaalde marketing- of promotieboekingen. Dat bedrag komt bovenop eventuele andere kosten en wordt per gast aangerekend, ongeacht of het een nieuwe of een terugkerende klant is.

Is een eigen reservatiesysteem duurder dan een commissieplatform?

Op korte termijn niet per se goedkoper — er is een eenmalige opstartkost. Maar zonder terugkerende commissie of maandabonnement is een eigen systeem na het eerste jaar vrijwel altijd voordeliger, zeker voor zaken met een regelmatige stroom reservaties of veel vaste gasten.

Kan ik met een eigen website ook online aanbetalingen vragen?

Ja. Een betaalintegratie via Mollie (Bancontact, kaarten) is toevoegbaar aan het reservatieformulier. De gast betaalt bij het boeken een voorschot of het volledige bedrag; transactiekosten liggen doorgaans rond €0,30–0,40 per Bancontact-betaling — een kost die u bij elk platform met online betaling sowieso al heeft.

Verlies ik marketingzichtbaarheid als ik niet op een reserveringsplatform sta?

Mogelijk wel — grote platformen brengen soms nieuwe klanten aan via hun eigen app en zoekfunctie. Dat is een reëel voordeel dat een eigen website niet biedt. De afweging is dan: weegt die extra zichtbaarheid op tegen de structurele commissie op al uw bestaande gasten? Voor zaken met een sterke eigen naambekendheid is dat antwoord meestal nee.

Wat gebeurt er met mijn klantendata bij een reserveringsplatform?

Bij externe platformen blijft uw gastendata op hun servers en binnen hun ecosysteem — u huurt toegang tot uw eigen klantenbestand. Bij een eigen website is die data van u: exporteerbaar, en bruikbaar voor uw eigen communicatie zonder tussenpartij.

Wie zijn wij?

Gregory Willaert is webdesigner en IT-partner gevestigd in Oostende. Met meer dan 20 jaar ervaring helpt Willaert CDS horecazaken en KMO's in Oostende, Brugge en heel West-Vlaanderen bij het digitaliseren van hun werking — van een professionele website tot een reservatiemodule op maat.